使用說明

開通預約網站

請進「註冊」畫面,完成下面資料輸入,按「開通網站」,即可擁有您自己的預約網站。系統會為您建立供客戶預約的首頁和供您和其他員工登入管理預約的後台網頁。

  1. 輸入店家基本資料。
  2. 選擇行業。
  3. 設定營業時間。
  4. 設定登入後台網頁的密碼。

開通網站後,您可以繼續進行店家的相關設定,例如上傳首頁、服務項目等圖片,撰寫活潑生動的宣傳文字以吸引顧客光臨。

行事曆

以日/週/月為單位顯示店家的預約情形,幫助您事先安排服務準備工作。按在行事曆上的預約項目會顯示詳細資訊。

預約管理

顯示店家的詳細預約情形。客戶預約時的備註事項、已取消的預約等也都會顯示在列表上。您也可以輸入搜尋條件,顯示某段期間內的預約資料。

代客預約:您可以在管理頁面代客預約或作內部預約,代客預約時不會受到最早和最晚可預約時間設定的限制,時段的選擇有比較大的彈性。

注意:如果您在手機上按「代客預約」無法開啟您的預約網頁,請檢查瀏覽器的「阻擋彈出視窗」(Block Pop-ups)功能是否被開啟,如果是,請關閉這個功能。

  • 可預約名單管理:(疫苗接種、快篩檢驗類適用)
    如果您的服務僅限特定名單上的人員才能預約,您可以在此輸入人員的名單,或將人員名單從Excel檔直接匯入。
    若要使用匯入名單功能,您的Excel檔 (.xlsx或.xls)需包含下面欄位資料,欄位第一列的標題須使用系統限定的關鍵字:
    [NAME]: 姓名。(必填)
    [ID]: 身份證件字號, 國民身份證或居留證的字號。(必填)
    [NO]: 員工編號。
    [BIRTHDAY]: 生日月日(如618表示6月18日出生)。
    [START]: 可開始預約日期 (格式為 yyyy/MM/dd, 如 2021/07/15)。(必填)
    [END]: 預約截止日期 (格式為 yyyy/MM/dd, 如 2021/07/18)。(必填)
    [REMARKS]: 備註。

店家管理

您可以在此進行許多和店家相關的設定,如預約首頁的風格、公司的 Logo 和圖片等。也可在此新增/修改店家服務項目和服務人員,上傳圖片和撰寫生動的宣傳文字讓您的預約網站更吸引人。店家管理提供下面各項功能:

  • 店家基本資料:編輯店家的基本資料,如店家名稱、地址、電話、電子郵政信箱等。
  • 首頁內容和設計:編輯預約首頁的店家簡介文字、Logo、形像圖片等。
  • 服務項目:新增/修改店家的服務項目,編輯服務項目的宣傳文字和上傳圖片等。
    一般行業的服務項目:
    您可以設定服務性質為:
    1) 一般項目(如美睫美甲、診所、包車等),或
    2) 固定班表項目(如語言教學、接駁巴士等)
    3) 餐飲業的客人
    4) 獨佔型場地租借(如餐廳包廂、會議室等)
    5) 共享型場地租借(如租給自由教練的健身場地等)
    6) 設備器材租借
    7) 過夜型住宿(如民宿、露營場地等)
    如果您設定服務預約時需預付訂金或全額費用,您必須在「金流收款」的「金流收款設定」頁面啟用「預約時收款」,並設定要串接的金流公司的串接資料,客戶才能在預約時前往預付費用網頁完成結帳手續。
    限代客預約使用,不對外開放:如果您有一些時段不想對外開放,但又有內部預約的需求,例如幫客戶預約回診時間等應用,可以新增一個服務項目,設定為「限代客預約使用,不對外開放」,這類項目在外部客戶預約時便不會顯示。由於外部客戶看不到此項目,您可以設定此項目您想要的預約時段,在代客預約時預約此服務項目。
    如果您設定服務項目為「固定班表項目」類,您還需要設定下面資訊
    • 提供服務的最少預約人數:至少須有此人數預約才提供服務。
    • 最多服務人數:該時段預約達此人數就不再接受預約。
    • 最晚可在服務開始前預約:由於需給其他顧客確認是否提供服務並有充分時間安排行程,所以請設定足夠的預約前截止時間。
    此外,固定班表項目由於客戶彼此可能不認識,需有時間表讓客戶選擇預約時段,因此您需要在「時間設定」的「服務項目」子項設定該項目的服務時間表,完成後才能開始接受預約。
    如果您有設定固定班表項目,客戶會在您預約首頁的「固定時間表項目的預約表」頁面看到目前的預約狀況,如:預約是否滿額、預約是否已截止等狀況。系統也會在預約截止後,自動計算預約人數是否達到提供服務的門檻並寄發EMail通知所有預約的客戶告知是否會提供服務。
    疫苗接種、快篩檢驗類的服務項目:
    「僅限預約當天的時段」:如果啟用這個選項,則客戶只能預約當天的服務,不能預約其他日子的時段。
    「允許預約當天的時段」:如果關閉這個選項,則客戶就無法預約當天的服務,只能預約隔天以後的時段。
    「限定每日最多預約人數」:如果啟用這個選項,可以設定每天最多的預約人數。如果您需要逐日或針對某些日子設定有別於此處預設的人數,可以使用「特別日預約數量設定」功能設定這些日子的每天最多預約人數。
    「限定每日接受預約的時間」:如果啟用這個選項,可以設定每天接受客戶預約的時間。例如您可以設定客戶只能在 08:00 到 20:00 之間預約這個服務。
    「開放對象」:您可以設定不限對象或僅限名單上的人員才可以預約這個服務。如果您設定「限名單上的人員」,請使用「可預約名單管理」功能建立人員的名單。「可預約名單管理」的操作方法請見該功能的使用說明。
    如果您有多個分院提供相同的服務,由於每個分院的疫苗數量或檢驗能量不同,請針對不同的分院個別建立相同的服務項目,項目名稱可以完全相同,只要在備註欄加以區別即可。
  • 服務人員:新增/修改店家的服務人員,編輯服務人員的介紹文字和上傳圖片等。
    說明:下列性質的服務項目才需指派服務人員。
    1) 一般項目(如美睫美甲、診所、包車等),或
    2) 固定班表項目(如語言教學、接駁巴士等)。
    「同一時段可服務人數」:假設您有多位服務人員可提供某個服務,每個服務人員同一時段又設定可服務多個客人,您可以設定該服務項目的「同一時段最多預約數量」以避免設備不足的問題。
    例如:您有三台燙髮機,有二位服務人員可提供燙髮服務,每個服務人員同一時段可服務二個客人,設定方式為:
    將服務項目「燙髮」的「同一時段最多預約數量」設定為 3, 然後將服務人員A和服務人員B的「同一時段可服務人數」設定為 2。
    如果店家只有一位服務人員或「服務人員」管理頁面選擇不啟用「首頁顯示服務人員選項」,顧客在預約店家的服務時不會出現選擇服務人員的選項。
  • 分店:如果店家有不只一個分店,可在此新增/編輯分店資料。
  • 活動照片/作品集:如果想在首頁顯示作品集或活動照片可在此上傳。
  • 訊息公告:如有重要訊息要公告,可在此設定。發佈的訊息會在客戶預約時顯示。

時間設定

本項功能讓您設定工作日的服務時間。

一般行業類:

您可以針對個別的服務項目或服務人員設定有別於店家例行的服務時間。如果未設定,服務項目和服務人員的服務時間將和店家的時間相同。時間設定包含平日營業時間和特別日營業時間的設定,特別日是指針對某個特定日子作不同於平常營業時間的設定。上述兩種時間設定,可以是針對整個店家的營業時間,也可以只針對某個服務項目或某個服務人員。設定方法如下:

「時間設定」->選擇「店家營業時間」「服務項目」「服務人員」->選擇「平日」「特別日」,如果選擇「特別日」,從行事曆選擇該特別日->設定是否提供服務和提供服務的時間。

服務性質是有固定班表的項目必須在此設定服務的時段才能接受客戶預約。並且每個時段的長度必須和該服務所需的時間相同。假設您的服務所需時間為3小時,下面的設定是正確的例子。

如果您的服務不是有固定班表的項目, 在此設定的服務時段可以大於或等於服務所需時間。假設您的服務所需時間為1小時, 如果設定服務時段等於服務所需時間, 如下圖, 表示客戶在早上只能預約9點或10點或11點開始的服務。

如果設定服務時段大於服務所需時間, 如下圖, 表示客戶在早上能預約9點到11點之間任何時間開始的服務, 對客戶而言較有彈性。

上述兩種設定方式的選擇並無優劣之分, 完全視店家提供的服務性質和店家的人手和營運狀況而定。

疫苗接種、快篩檢驗類:

如果您希望某些服務,客戶依您預定的時間報到,例如接種疫苗需要1.5小時,您希望客戶09:00, 10:30, 14:00, 15:30這些時段報到,您可以針對這些服務項目設定您擬定的服務時間。

這樣客戶就只能預約您擬定的時段,而不會出現如 09:30-11:00 這樣的預約情形。如果您有多個服務項目需要重複的相同時段設定,您可以先建立自訂的服務時間範本,設定時只要套用該時間範本即可。

客戶管理

客戶在預約的時候,系統會記錄客戶的姓名、電話、電子郵件信箱並產生客戶資料,您可以使用這些資料進行促銷、提供客戶服務或代客預約等工作。

代客預約:您可以在管理頁面代客預約或作內部預約,代客預約時不會受到最早和最晚可預約時間設定的限制,時段的選擇有比較大的彈性。

注意:如果您在手機上按「代客預約」無法開啟您的預約網頁,請檢查瀏覽器的「阻擋彈出視窗」(Block Pop-ups)功能是否被開啟,如果是,請關閉這個功能。

  • 客戶名單匯入:
    如果您在「設定」的「其他設定」啟用了「會員制服務」,您可以使用此功能將會員制客戶的名單從Excel檔直接匯入。
    若要使用匯入名單功能,您的Excel檔 (.xlsx或.xls)需包含下面欄位資料,欄位第一列的標題須使用系統限定的關鍵字:
    [NAME]: 姓名。(必填)
    [PHONE]: 電話號碼。
    [EMAIL]: 電子郵件信箱。(電話號碼或電子郵件信箱至少一欄必填)
    [BIRTHDAY]: 生日月日(如618表示6月18日出生)。
    [SERVICES]: 可預約的會員制服務編號。 (服務編號間以逗點隔開,服務編號請進入「店家管理」的「服務項目」查看)。
    [BOOKABLE]: 1: 可預約, 0: 不可預約。(預設值為可預約)
    [MEMBERSHIP]: 1: 會員制客戶, 0: 一般客戶。(預設值為會員制客戶)
    [LANGUAGE]: 客戶使用的母語, 1: 英語, 2: 繁體中文。(預設值為繁體中文)
    [REMARKS]: 備註。

電子郵件和簡訊設定

您可以在此設定是否在下面情況時以電子郵件/簡訊通知客戶(和服務人員):

  • 客戶完成預約時。
  • 客戶取消預約時。
  • 客戶變更預約時。
  • 預約的服務即將來到時。

設定預約時需要簡訊驗證

啟用簡訊驗證可以確認顧客預約時所填手機號碼的真實性,降低顧客的未到率。已通過簡訊驗證的手機號碼第二次預約時如果客戶資料符合前次的預約就不會再要求作簡訊驗證。

註: 您必須購買簡訊儲值包才能傳送簡訊通知。

發送簡訊請客戶確認預約

對於已完成預約的客戶,您可以設定在服務開始前某個時間傳送請客戶確認預約的簡訊,系統會根據設定的時間傳送確認簡訊給客戶。客戶可以從簡訊中連結到確認預約的網頁,確認是否來店。這個自動化功能可以降低人工確認的成本。

註: 您必須購買簡訊儲值包才能傳送簡訊通知。

預約網頁備註欄的填寫提示

如果您希望客戶在送出預約時的備註欄填寫一些您需要的資訊,可在此設定填寫的提示,如「如需選擇特定款式與尺寸請註明,我們將提前為您準備」、「請註明同行人數」等。

啟用客製化使用者條款

如果需要,您可以啟用客製化使用者條款,並自行輸入使用者條款文字。客戶在送出預約時須先接受您的使用者條款才能完成預約。

啟用會員制服務

會員制客戶的產生方式有兩種:「開放客戶自行註冊」和「店家自行登錄,不對外開放註冊」。如果您啟用會員制服務並且將某些服務的開放對象設定成限會員制客戶,則這些服務只有會員制客戶才能預約。

將客戶預約同步到Google行事曆

如果您啟用「客戶的預約同步到Google行事曆」,客戶預約時,預約資料也會同步到您開通的Google行事曆上,這有助於您管理個人的行程。

註: 您使用的方案必須是進階版或專業版才能使用這項功能。

金流收款

如果您已有我們支援的金流公司帳戶,只要設定好您在該公司金流帳戶的串接資料,在「金流收款設定」頁面啟用「預約時收款」即可在客戶預約時收取訂金或全額費用。由於是使用您自己的金流帳戶,客戶的款項會直接進入您的帳戶中,BookNow不會收取任何費用。註:您使用的方案必須是專業版方案才能使用金流收款功能。

  • 金流收款設定:設定預約時需預付訂金或全額費用的步驟如下:
    1) 啟用「預約時收款」
    2) 選擇要串接的金流公司,並設定您在該公司的串接資料。如果您尚未有該公司的金流帳號,請先登入該公司網站,註冊一個您自己的金流帳號。
    3) 由於客戶可能預約後因故取消預約,所以您至少須設定一段退款辦法 (加入退款辦法請按「退款辦法」前面的 + 號),並説明退款手續費的處理辦法,例如是否收取退款手續費、收取多少等事項。客戶將會在預約時看到這些規定的說明。
    4) 在「店家管理」的「服務項目」頁面,進入要設定需預付訂金或全額費用的服務,選擇「預付訂金」或「預付全額費用」。

如果您想幫客戶保留位子,請使用代客預約並選擇ATM轉帳付款,由於是代客預約,系統在付款期限過後仍會保留預約。

後台使用者管理

當您開通自己的預約網站時,系統會指派給您一個「最高管理者」的帳號 (預設為 admin),讓您可以登入管理頁面進行店家相關事項的設定。「最高管理者」也可以創建其他後台使用者。後台使用者可以是服務人員,也可以不是,例如只作網站管理工作,不提供服務。後台使用者的身份可以是下面群組其中的一種。各種群組人員的權限如下:

最高管理者:可以進行所有店家相關事項的設定,如編輯店家資料、變更營業時間、新增服務項目、新增服務人員等。最高管理者也可以創建其他的後台使用者,包括其他管理者。

管理者:可以進行所有店家相關事項的設定,如編輯店家資料、變更營業時間、新增服務項目、新增服務人員等。管理者也可以創建其他的後台使用者,但不能創建其他管理者。

上級員工:可以檢視所有的預約和行程表,但只能變更和自己有關的部份。無法進行店家相關事項的設定。

一般員工:可以檢視和修改自己的預約和行程表,無法看到其他人的預約和行程表。無法進行店家相關事項的設定。

檢視人員:可以檢視所有的預約和行程表,但無法變更。無法進行店家相關事項的設定。

如果您有多個分店並且希望各分店有獨立的管理權限且互不干涉,您可以建立多個管理者,讓每一個管理者只管理專屬的分店,這樣就可以滿足您的需求。

預約小工具

如果您想將預約連結加到自己的社群網站粉絲頁或自己的網站,最簡單的方式是直接貼上您的預約網址 https://xxxxx.booknow.com.tw。例如使用臉書的「連結其他工具」功能,只要將您的預約網址貼上即可。

如果您在粉絲頁加入預約連結,建議您將預約連結置頂,這樣客戶可以很清楚看到並進入預約。

如果您想將預約連結內嵌到自己的網頁,您可以使用此頁面的功能產生預約連結的指令碼,然後將指令碼貼到網頁內文,就可以在網頁中提供預約功能。

預約連結指令的顯示方式分為「另開新頁式」和「小窗式」,優缺點如下,您可根據自己的需要選擇適合的方式。

另開新頁式:優點 - 在手機上閱讀方便, 缺點 - 跳離原有的網頁。

小窗式:優點 - 不跳離原有的網頁, 缺點 - 容易遭瀏覽器阻擋。

統計資料

本項功能能以週/月/年為單位顯示該段期間內的全部預約總數或特定服務人員的預約數,幫助您了解預約數量的變化和趨勢。如果是選擇以月為單位,顯示的是該期間內的全部週一、週二、...、週日的預約數量。

預約系統實例